A AI Digital procura um Client Operations Coordinator para trabalho remoto. A função envolve gestão de registos de clientes, consultas de faturação e fluxos operacionais em NetSuite e Google Workspace.
Gestão de Processos e Sistemas Manter e atualizar registos de clientes, encomendas de vendas e dados operacionais no NetSuite, garantindo precisão e consistência. Realizar verificações regulares de qualidade de dados e tratar atualizações administrativas que não podem ser automatizadas. Organizar e manter acordos de clientes, documentos assinados e documentação de suporte no Google Drive, seguindo práticas de documentação padronizadas. Coordenar a recolha, processamento e submissão de documentação relacionada com clientes, incluindo Insertion Orders, Purchase Orders e pedidos de notarização. Identificar e sugerir melhorias nos fluxos de trabalho administrativos e nos processos de documentação. Apoio às Operações de Cliente e Financeiras Coordenar consultas relacionadas com faturação entre clientes, Serviços ao Cliente e Finanças, incluindo disputas de faturas, pré-pagamentos e pagamentos em aberto. Acompanhar pedidos abertos, dar seguimento às partes interessadas relevantes e garantir comunicação e resolução atempadas. Manter registos precisos dos estados de faturação e fornecer atualizações operacionais à liderança dos Serviços ao Cliente. Apoiar o acompanhamento de despesas e orçamentos do departamento, incluindo subscrições de software, bónuses e outras despesas operacionais. Manter informações de nível de cliente no NetSuite e coordenar notificações relacionadas entre equipas. - Requisitos - Experiência anterior em funções de operações, coordenação administrativa, coordenação de projetos ou apoio empresarial. - Capacidade comprovada de gerir múltiplos fluxos de trabalho operacionais e elevados volumes de pedidos, mantendo a precisão e cumprindo os prazos. - Excelente atenção ao detalhe, competências organizacionais e capacidade de trabalhar de forma independente. - Inglês fluente, com fortes competências de comunicação escrita e verbal. - Experiência em trabalho com sistemas empresariais, bases de dados operacionais ou ferramentas utilizadas para gerir registos e documentação de clientes. - Domínio do Google Workspace e experiência com plataformas de gestão de tarefas como Asana, Jira, - Monday.com - , ou ferramentas semelhantes. - Fortes competências de comunicação e coordenação transversal. - Conforto em trabalhar com faturas, documentação financeira e relatórios operacionais. - Experiência anterior com sistemas CRM/ERP, particularmente NetSuite, é uma mais valia. - Experiência em publicidade digital, agências de marketing ou outros ambientes de serviço ao cliente é uma mais valia.
A candidatura é feita diretamente no site da empresa — sem intermediários. Vaga remota verificada para quem reside em Portugal.
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